Naša pot se je začela že januarja, ko smo izvedli interno akcijo urejanja fizičnih delovnih mest. Pospravili smo mize, omare in druge prostore, kjer hranimo dokumente in pripomočke, ki jih uporabljamo pri delu.
Pri tem smo se osredotočili na tri ključne vidike informacijske varnosti:
Zaupnost – iz delovnih površin smo odstranili občutljive informacije, kot so poslovne skrivnosti in osebni podatki,
Razpoložljivost – zagotovili smo, da so pomembni dokumenti shranjeni na dogovorjenih mestih,
Celovitost – poskrbeli smo, da imajo zaposleni dostop do vsega, kar potrebujejo za nemoteno izvajanje procesov.
Poleg tega smo nekaj energije namenili tudi zeleni strategiji – odpadke smo odlagali v ustrezne zabojnike in s tem pripomogli k odgovornemu ravnanju z viri.
Z istim pristopom smo se lotili tudi urejanja digitalnega delovnega okolja. V okviru akcije »Očistimo Slovenijo digitalnih odpadkov« smo izvedli naslednje aktivnosti:
Skupaj z lastniki poslovnih procesov smo pregledali podatke na skupnih diskih.
Nepotrebne, zastarele in podvojene datoteke smo izbrisali,
Arhivirali smo vsebine, ki jih ne uporabljamo pogosto, a jih moramo hraniti,
Preostanek smo zaščitili z nastavitvijo samo za branje, kar preprečuje nenamerne spremembe.
Na SPP smo odstranili vsebine, ki niso bile več v uporabi, in ohranili le tiste, ki so še relevantne za delovne procese.
Zaposlene smo pozvali, naj pregledajo in očistijo svoje domače direktorije, kjer pogosto ostajajo stare ali zasebne vsebine.
Ob tem bomo pregledali količino shranjenih podatkov in tam, kjer bo odstopanje večje, posameznike pozvali k dodatnemu čiščenju.
Zaposlene spodbujamo tudi k pregledovanju in odstranjevanju starih e-sporočil in priponk, ki jih ne potrebujejo več. S tem prispevamo k boljši preglednosti in varnosti e-poštnih predalov ter zmanjšanju porabe prostora.
Z rednim čiščenjem digitalnega okolja ne skrbimo le za urejenost, temveč dosegamo tudi širše cilje:
povečujemo informacijsko varnost,
zagotavljamo neprekinjeno poslovanje,
izboljšujemo kakovost internega dela,
povečujemo finančno učinkovitost,
znižujemo porabo električne energije.
in podpiramo ekološko delovanje podjetja.
Digitalna higiena je tako postala pomemben del naše organizacijske kulture – na ravni celotne skupine ACTUAL I.T..
Zavedamo se, da je digitalno okolje prav tako pomembno kot fizično. Urejenost in premišljeno ravnanje z informacijami krepita zaupanje, omogočata hitrejše delo ter zmanjšujeta tveganja.
Akcija »Očistimo Slovenijo digitalnih odpadkov« se sicer zaključuje, a naša zavezanost k urejenemu, varnemu in trajnostnemu digitalnemu prostoru ostaja.
