V dobi hitrih tehnoloških sprememb, kjer je učinkovito upravljanje dokumentov ključno za uspešno delovanje podjetij, se pojavlja inovativna rešitev, imenovana Document Management System (DMS). Ta sistem omogoča organizacijam učinkovito upravljanje verzij, statusa dokumentov ter delovnih tokov, kar prinaša številne prednosti za poenostavitev delovnih procesov in optimizacijo notranjega povezovanja.
Kako deluje DMS?
1.Smisel in namen rešitve DMS: Sledenje verzijam, statusu in delovnim tokom dokumentov.
Glavni namen DMS je omogočiti organizacijam sledenje verzijam, statusu ter delovnim tokom dokumentov. Ta funkcionalnost je ključna za dosledno upravljanje dokumentov v različnih fazah njihovega življenjskega cikla, od kreiranja do arhiviranja.
2.Integracija z ERP brez dodatnih vmesnikov
Ena izmed pomembnih prednosti DMS je integracija z ERP (Enterprise Resource Planning) sistemom brez potrebe po dodatnih vmesnikih. To omogoča nemoteno povezovanje med dokumenti in ključnimi poslovnimi procesi, kar povečuje učinkovitost in zmanjšuje možnost napak.
3.Visoka zmogljivost kljub velikemu številu podatkov
Zaradi visoke zmogljivosti, omogoča hitro in zanesljivo delovanje tudi ob obdelavi velikega števila dokumentov. To je ključno za organizacije, ki se soočajo z obsežno dokumentacijo.
4.Poenostavitev timskega dela in internega povezovanja
Ena izmed ključnih prednosti DMS je poenostavitev timskega dela in internega povezovanja. Sistem omogoča večim uporabnikom, da sodelujejo pri ustvarjanju, urejanju in pregledovanju dokumentov hkrati, to pa izboljšuje komunikacijo ter skrajšuje časovne zamike.
5.Vsestranskost: Upravljanje različnih vrst dokumentov
DMS omogoča upravljanje vseh vrst dokumentov, ne glede na njihovo obliko ali format. To vključuje originalne datoteke v različnih formatih, od besedilnih dokumentov do grafičnih datotek.
6.Hramba pomembnih podatkov dokumentov
Sistem hrani vse glavne podatke dokumentov, vključno z meta podatki, statusom, klasifikacijo ter hierarhijo dokumentov. Ti podatki omogočajo boljše sledenje dokumentom ter poenostavljajo iskanje in organizacijo.
Uporaba DMS prinaša številne prednosti:
Integrirana aplikacija: DMS se enostavno integrira v obstoječe poslovne procese, kar zagotavlja boljše delovanje organizacije kot celote.
Možnost integracije z drugimi aplikacijami: DMS omogoča tudi integracijo z drugimi zunanjimi aplikacijami, kot so CAD/PDM sistemi, kar povečuje funkcionalnost sistema.
Uporaba content serverja za varno hrambo: DMS omogoča varno hrambo dokumentov preko content serverja, kar zagotavlja zaščito in ne vpliva na delovanje SAP ERP sistema.
Certificirani proces izdelave in hrambe dokumentov: Procesi kreiranja in hrambe dokumentov so certificirani s strani AS, kar zagotavlja skladnost in zanesljivost.
Document Management System (DMS) predstavlja ključno rešitev za organizacije, ki želijo doseči boljšo učinkovitost, sledljivost ter boljše upravljanje dokumentov. S sledenjem verzijam, statusom ter delovnih tokov dokumentov omogoča boljši nadzor nad dokumentacijo in procesi ter posledično prispeva k optimizaciji poslovanja. Z integracijo, visoko zmogljivostjo ter certifikacijo, je DMS nujno orodje za organizacije, ki si prizadevajo za boljše kadrovske in poslovne rezultate.
Za več informacij o rešitvi, smo vam z veseljem na voljo na info@itelis.eu.
